 | Figura 2. Modulo di registrazione clienti |
A tutti i clienti è data la possibilità di registrarsi gratuitamente ad Help-Desk e di poter usufruire dei servizi di base messi a disposizione dall'azienda. Per registrarsi l'utente accede al sito Internet messo a disposizione dell'azienda, che nel caso della TIPS s.r.l. è http://www.tipshelpdesk.com/,clicca sul link denominato REGISTRAZIONE ed inserisce in modo corretto e completo i propri dati. Alla fine di questa procedura all'utente viene notificata tramite e-mail l'avvenuta registrazione ed allo stesso tempo viene comunicata la password necessaria per l'accesso.
| Figura 2. Modulo di registrazione clienti |
Da questo momento in poi l'utente può accedere ad Help-Desk utilizzando il suo indirizzo e-mail e la sua password. I servizi di cui può fruire sono quelli di base offerti gratuitamente.
 | Figura 16. Scheda personale cliente per l'amministratore |
Il flusso di lavoro all'interno di Help-Desk è basato su una serie di "Servizi" cui sono associati dei "Gruppi di supporto tecnico". Ogni richiesta del cliente deve essere associata dunque ad un servizio. Dal momento in cui parte una richiesta si attiva il meccanismo che notifica immediatamente ai tecnici interessati la presenza di una richiesta da evadere e che permette loro di analizzarla e di rispondere.
È dunque fondamentale durante la scrittura di una richiesta scegliere il servizio più attinente all'oggetto della stessa. Nel momento in cui il tecnico riceve una e-mail di notifica e risponde alla richiesta, il cliente viene subito avvertito che c'è una risposta in attesa. Il cliente a questo punto può collegarsi all'Help-desk (se non è collegato) e continuare nel processo di soluzione del problema.
 | Figura 6. Creazione di una nuova richiesta |
 | Figura 13. Prima pagina all'interno di Help-desk |
Il sistema di messaggistica inizia con una richiesta del cliente, che viene mantenuta fino alla soluzione definitiva del problema. Alla richiesta sono associati numerosi altri dati quali ad esempio messaggi del cliente e dei tecnici, file allegati e servizi.
 | Figura 14. Accodamento di un messaggio da parte del cliente |
Ad ogni richiesta dunque vengono accodati i messaggi che si susseguono, rendendo trasparente per i tecnici del supporto tecnico l'evoluzione completa del problema e della sua soluzione. Il servizio finale risulta migliorato nel senso che il cliente viene seguito in modo più affidabile dal tecnico cui è associato.
Sia il tecnico sia il cliente hanno la possibilità di trasmettere, oltre ai semplici messaggi, una enorme quantità di dati aggiuntivi quali ad esempio file di configurazione, eseguibili, immagini, eccetera. Il tutto avviene in modo immediato e semplice, consentendo di creare, parallelamente allo scambio di messaggi, una interazione molto più completa ed efficace.